Proseguendo con la nostra analogia, i prodotti del supermarket (pasta, biscotti, detergenti etc) rappresentano il contenuto della memoria secondaria (documenti di testo, immagini, video etc).
All'interno della memoria secondaria, ognuno di questi "prodotti" è rappresentato da un file. Un file in pratica è un contenitore digitale ("digitale" vuol dire che è scritto in linguaggio binario) che può contenere, a seconda dei casi, immagini, testi, programmi etc. La parola file in inglese significa letteralmente archivio, ma la traduzione può indurre in confusione. Infatti un file, più che un intero archivio, è piuttosto un singolo documento contenuto nel grande archivio della memoria secondaria.
Un file si riconosce dal proprio nome e da un'icona, cioè da una piccola immagine che rappresenta il contenuto del file. La figura seguente mostra per esempio quattro file, ciascuno di tipo diverso e ognuno rappresentato da una diversa icona:
Utilizzando l'analogia del supermercato, i file dunque corrispondono ai prodotti in vendita sugli scaffali (es. un certo tipo e marca di spaghetti), mentre l'icona rappresenta il tipo del prodotto (es. la pasta potrebbe essere contrassegnata tutta con la medesima icona).
Come il supermercato è diviso in reparti (es. ortofrutta, macelleria, latticini, detergenti etc.), così anche le memorie secondarie sono suddivise in cartelle. Una cartella (folder, in inglese, o anche directory) è una suddivisione della memoria secondaria (per es. di un hard disk) contenente al proprio interno file oppure altre cartelle (dette anche sottocartelle).
Così come sarebbe praticamente impossibile trovare un certo prodotto fra gli scaffali di un supermercato, se questi non fossero divisi per reparti, così la ricerca di un file in un disco sarebbe difficilissima se non ci fossero le cartelle. Le cartelle sono in pratica un sistema per mettere ordine e per organizzare il contenuto di una memoria secondaria.
Come si è detto, una cartella può contenere al proprio interno anche altre cartelle (mentre un file non può mai contenere altri file). Questo è simile a quanto accade in un grande supermercato, in cui un certo reparto può essere suddiviso in sottoreparti (es. reparto Elettronica, diviso in Computer, Fotocamere, Cellulari etc).
C'è però almeno una differenza fondamentale fra le cartelle e i reparti di un supermercato: una cartella può contenere file di tipo diverso (per es. la stessa cartella può contenere immagini, video e musica), mentre un reparto di un supermercato contiene prodotti tutti dello stesso tipo.
In Windows le cartelle vengono rappresentate tramite un icona che ricorda una cartelletta porta documenti (da cui il nome "cartella"):
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